Ein Immobilienmakler verliert Anfragen in den Lücken: der Portalkontakt, der während einer Besichtigung eintrifft, die Instagram-Nachricht um 21 Uhr, die WhatsApp-Frage, die gelesen und nie beantwortet wird. KI-Nachfassen schließt diese Lücken, indem sie auf jede Anfrage eine schnelle, persönliche Antwort entwirft und dazu die nächsten Nachrichten einer Abfolge, während der Makler derjenige bleibt, der entscheidet, was rausgeht. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf Schritt für Schritt, mit einem durchgespielten Beispiel, einer klaren Grenze zwischen Automatisierung und Handarbeit und den WhatsApp-Regeln, die bestimmen, was Sie senden dürfen.
Er ist so geschrieben, dass er mit jedem Werkzeug nützt. Ein späterer Abschnitt erklärt, wie Really, der KI-Agent in Formule, es macht. Wenn Sie zuerst das Gesamtbild möchten, lesen Sie KI für Immobilienmakler.
Speed to Lead ist ein gemessener Effekt mit Grenzen
Die bekannteste Evidenz stammt aus der Harvard Business Review. In einem Artikel der Märzausgabe 2011 berichten James Oldroyd, Kristina McElheran und David Elkington über zwei Studien. In der ersten prüften sie 2.241 US-Unternehmen, indem sie jedem eine Test-Webanfrage schickten. 37 % antworteten innerhalb einer Stunde, 16 % innerhalb von einer bis 24 Stunden, 24 % brauchten länger als einen Tag und 23 % antworteten nie. Die durchschnittliche Antwort dauerte bei den Firmen, die innerhalb von 30 Tagen antworteten, 42 Stunden.
In einer zweiten Studie mit 1,25 Millionen Vertriebskontakten von 29 B2C- und 13 B2B-Unternehmen qualifizierten Firmen, die innerhalb einer Stunde versuchten, einen Kontakt zu erreichen, diesen fast siebenmal so oft (qualifiziert hieß: ein sinnvolles Gespräch mit einem Entscheider) wie Firmen, die es erst eine Stunde später versuchten, und mehr als 60-mal so oft wie Firmen, die 24 Stunden oder länger warteten.
Gehen Sie vorsichtig damit um. Die Daten stammen von 2011, von US-Unternehmen aus vielen Branchen und nicht aus der Immobilienbranche. Sie zeigen, dass das Interesse an einer Anfrage schnell nachlässt und dass die meisten Unternehmen langsam antworten. Eine Minutenzahl, die für einen Käufer gilt, der in Ihrer Stadt nach einer Wohnung fragt, liefern sie nicht. Die praktische Lesart ist einfach: Eine Antwort in derselben Stunde schlägt eine Antwort am nächsten Tag. Die Studie hat keine Nachfass-Abfolgen getestet, das Argument für eine Abfolge beruht also auf Praxiserfahrung, nicht auf diesen Zahlen.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Alle Quellen an einem Ort bündeln. Portalanfragen, Anzeigenformulare, Website-Formulare und WhatsApp-Nachrichten gehören in eine Pipeline, mit vermerkter Quelle. Wenn Anfragen in drei Postfächern liegen, kann kein Nachfass-System funktionieren.
- Die erste Antwort aus der Anfrage selbst entwerfen. Sie nennt das Objekt, beantwortet die gestellte Frage und bietet einen klaren nächsten Schritt an.
- Freigeben. Der Makler liest den Entwurf, korrigiert alles, was nicht stimmt oder nicht seinem Ton entspricht, und sendet ihn.
- Eine kurze Abfolge festlegen. Drei oder vier Nachfassnachrichten über etwa zwei Wochen, jede mit einem neuen Anlass (ein Besichtigungstermin, ein ähnliches Objekt, eine Preisänderung), nie eine Wiederholung der ersten Nachricht.
- Bei jeder menschlichen Antwort stoppen. Sobald der Interessent antwortet, endet die Abfolge, und der Makler übernimmt das Gespräch.
Ein durchgespieltes Beispiel
Diese Anfrage ist erfunden. Namen, Objekt und Agentur sind frei gewählt.
Die Anfrage. Dienstag, 19:42 Uhr, ein Portal meldet: "Guten Abend, ist die 2-Zimmer-Wohnung in der Lindenstraße noch frei? Gibt es einen Stellplatz? Ich bin Erstkäufer, die Finanzierungszusage meiner Bank liegt vor. Sam." Der Makler ist bis 20:30 Uhr bei einer Besichtigung.
Entwurf 1, binnen Minuten zur Freigabe bereit:
Guten Abend Sam, vielen Dank für Ihre Nachricht. Die 2-Zimmer-Wohnung in der Lindenstraße ist noch frei. Ein zugeordneter Stellplatz gehört dazu, er steht in den Objektdaten. Da Ihre Finanzierungszusage vorliegt, können Sie direkt einen Besichtigungstermin buchen. Ich hätte Donnerstag um 17:30 Uhr oder Samstag um 10:00 Uhr. Was passt Ihnen besser? Alex, Brightside Immobilien
Vor dem Senden prüft der Makler drei Dinge: Die Wohnung ist noch verfügbar, die Angabe zum Stellplatz stimmt mit dem Exposé überein, und die beiden Termine sind im Kalender frei. Steht im Exposé nichts zum Stellplatz, muss der Entwurf stattdessen lauten: "Ich kläre den Stellplatz und melde mich heute noch bei Ihnen." Ein KI-Entwurf klingt bei einer Tatsache sicher, die er nicht kennt, und genau hier wird das teuer.
Entwurf 2, zwei Tage später, falls Sam nicht geantwortet hat:
Hallo Sam, kurz zur Lindenstraße: Für Samstag sind zwei weitere Interessenten zur Besichtigung eingetragen, der Termin um 10:00 Uhr ist der letzte, den ich an dem Vormittag anbieten kann. Wenn es einfacher ist, schicke ich Ihnen vorab ein kurzes Video der Wohnung. Alex
Der Makler streicht jeden Satz, der nicht stimmt. Sind keine weiteren Interessenten eingetragen, entfällt diese Zeile.
Entwurf 3, Tag 6:
Hallo Sam, in der Nähe der Lindenstraße ist gerade eine ähnliche 2-Zimmer-Wohnung neu auf den Markt gekommen, mit größerer Küche und ähnlichem Preis. Gern schicke ich Ihnen die Daten. Alex
Entwurf 4, Tag 12, die Abschlussnachricht:
Hallo Sam, ich höre jetzt auf zu schreiben, damit Ihr Handy nicht voll wird. Wenn Sie noch suchen, antworten Sie einfach hier, dann greife ich es noch am selben Tag auf. Viel Erfolg bei der Suche. Alex
Antwortet Sam irgendwann, werden die Entwürfe 2 bis 4 gestrichen, und der Makler antwortet persönlich.
Was Sie automatisieren und was nie
Automatisieren
- Den ersten Entwurf der Eingangsbestätigung, mit Objekt, Frage und nächstem Schritt ausgefüllt.
- Die Erinnerung ans Nachfassen und den Entwurf jeder weiteren Nachricht.
- Zusammenfassungen des Gesprächsverlaufs, damit Sie einen Chat öffnen und den Kontext schon kennen.
- Das Sortieren der Anfragen nach Quelle und nach der letzten Antwort.
Nie automatisieren
- Senden ohne Prüfung. Ein Mensch liest jede Nachricht, bevor sie rausgeht.
- Fakten, die der Makler nicht geprüft hat: Verfügbarkeit, Preis, Eigentumsform, Nebenkosten, Stellplatz, alles zum Gebäude oder zur Umgebung.
- Druck. Erfundene Mitbewerber, falsche Fristen und künstliche Knappheit sind irreführend, und ein Entwurf darf sie nie enthalten.
- Verhandlung und Angebote. Preisgespräche und der Umgang mit Geboten bleiben bei Ihnen.
- Antworten auf Beschwerden, schlechte Nachrichten oder einen verärgerten Menschen. Schreiben Sie diese selbst.
- Jeden, der Stopp gesagt hat. Eine Absage beendet jede Abfolge auf jedem Kanal.
WhatsApp-Business-Regeln, die bestimmen, was Sie senden dürfen
Diese Regeln stammen aus der Dokumentation der WhatsApp Business Platform von Meta, gelesen am 20. Oktober 2026. Sie gelten für Unternehmen, die diese Plattform nutzen. Prüfen Sie die aktuellen Seiten, bevor Sie einen Ablauf aufbauen, denn Meta ändert sie.
Zuerst kommt das Opt-in
Meta verlangt, dass eine Person zugestimmt hat, Nachrichten Ihres Unternehmens zu erhalten. Das Opt-in muss klar sagen, dass die Person der Kontaktaufnahme zustimmt, muss Ihr Unternehmen nennen und muss dem geltenden Recht entsprechen. Metas Leitfaden beschreibt, dass die Person ihre Nummer teilt und späteren Nachrichten genau dieses Unternehmens zustimmt. Laut Metas Dokumentation dürfen Sie nur Personen anschreiben, die zugestimmt haben. Behandeln Sie eine Portalanfrage als Anlass zu antworten, nicht als Einwilligung in eine ganze Abfolge, sofern das Formular dies nicht vorsah. Fragen Sie in Ihrer ersten Antwort oder in Ihren Formularen deutlich danach und führen Sie einen Nachweis. Die rechtliche Seite der Einwilligung für Ihren Markt behandelt KI, DSGVO und EU-KI-Verordnung.
Das 24-Stunden-Kundenservicefenster
Schreibt Ihnen eine Person, startet ein 24-Stunden-Timer, das sogenannte Kundenservicefenster. Jede neue Nachricht von ihr setzt es zurück. Innerhalb des Fensters können Sie freie Nachrichten ohne Vorab-Genehmigung senden, und das ist der passende Rahmen für ein natürliches Hin und Her. Schließt sich das Fenster, dürfen Sie laut Meta nur noch vorab genehmigte Vorlagennachrichten senden.
Vorlagen für alles außerhalb des Fensters
Vorlagennachrichten (Templates) sind die einzige Nachrichtenart, die Sie außerhalb eines Kundenservicefensters senden können, und eine Vorlage muss den Status APPROVED haben, bevor Sie sie nutzen. Jede Vorlage ist als Authentifizierung, Marketing oder Utility kategorisiert, und die Kategorie beeinflusst den Preis. Meta beschreibt Utility-Vorlagen als Nachrichten, die typischerweise als Reaktion auf eine Handlung oder Anfrage der Person gesendet werden, und sagt, dass eine Utility-Vorlage mit Werbeinhalt als Marketing neu eingestuft wird. Tarnen Sie ein werbliches Nachfassen nicht als Utility-Nachricht.
In der Praxis verändert das Ihre Abfolge. Entwurf 1 liegt meist innerhalb eines Fensters, wenn der Interessent Ihnen auf WhatsApp geschrieben hat. Die Entwürfe 2 bis 4 liegen oft außerhalb, sie brauchen also genehmigte Vorlagen mit Variablen für Name und Objekt, oder sie müssen über einen anderen Kanal wie E-Mail laufen. Planen Sie die Abfolge um diese Tatsache herum, statt sie am zweiten Tag zu entdecken. Eine Vorlage hat festen Wortlaut mit variablen Feldern, die persönlichen Elemente der Entwürfe 2 bis 4 müssen also in diese Felder passen. Der Makler gibt jede Nachricht weiterhin frei, bevor sie rausgeht.
So macht es Really
Really ist der KI-Agent von Formule, der Teil, der die Arbeit erledigt, die ein CRM nur festhält. Das sind die heute gültigen Fakten, nicht mehr.
- Anfragen aus Anzeigen und Portalen landen in einer Pipeline, und Niederlassungsleiter sehen jede Anfrage.
- Really unterstützt Sie beim Nachfassen von Interessenten und entwirft die Antworten. Sie geben frei, was rausgeht. Es sendet nicht von allein.
- Sie sprechen mit Really in der Formule-App, per Sprache in der App und auf WhatsApp, auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch oder Polnisch.
- Fügen Sie einen Objektlink ein, und Really macht daraus einen Inseratsentwurf und eine teilbare Objektseite, ein starker Link für ein Nachfassen. Der Ablauf steht in Vom Objektlink zum Exposé.
- Formule verbindet sich über den Formule-MCP-Server mit Claude und ChatGPT, sodass Sie diese zu Ihren Anfragen befragen können. Die Einrichtung steht in ChatGPT und Claude für Immobilienmakler.
Formule ist seit 17 Monaten live, 14 Agenturen nutzen es, und über die Plattform wurden 3.569 WhatsApp-Nachrichten gesendet. Diese Zahlen beschreiben die Aktivität der Plattform, nicht ein Ergebnis, das Sie allein vom Nachfassen erwarten sollten.
Beginnen Sie mit einer Woche Disziplin
Wählen Sie eine Anfragequelle, schreiben Sie Ihre erste Antwort und Ihre drei Nachfassnachrichten in Ihrem eigenen Ton auf und geben Sie eine Woche lang jede Nachricht frei. Notieren Sie, wie viele Anfragen am selben Tag eine Antwort bekamen. Wie Formule für Makler in Deutschland funktioniert, sehen Sie auf der Formule-Seite für Deutschland, oder starten Sie kostenlos und lassen Sie Really Ihr Konto in einem Chat einrichten, mit einer 7-tägigen Really-Testphase.